Wet Open Overheid en geheimhouding

In de Wet open overheid (Woo) is vastgelegd welke informatie de overheid openbaar moet maken en waarom andere informatie niet openbaar gemaakt mag worden. De Woo vindt zijn oorsprong in artikel 110 van de Grondwet: “De overheid betracht bij de uitvoering van haar taak openbaarheid volgens regels bij de Wet te stellen.”

Bekijk de Woo op overheid.nl

De plicht tot actieve openbaarmaking

De Woo verplicht gemeenten om veel meer documenten actief openbaar te maken dan voorheen onder de Wob verplicht was. (voorloper Woo tot 1 mei 2022) Het gaat om 11 categorieën: wet- en regelgeving, organisatiegegevens, raadsstukken, bestuursstukken, stukken van adviescolleges, convenanten, jaarplannen en -verslagen, Woo-verzoeken, onderzoeken, beschikkingen en klachten.

In de Woo is ook een termijn opgenomen waarbinnen openbaarmaking moet plaatsvinden. Onder de Wob hadden gemeenten daar meer vrijheid in.

Passieve openbaarmaking

Naast de actieve openbaarmaking kunnen inwoners nog steeds informatie opvragen met een Woo-verzoek. De Woo bevat daarbij enkele nieuwe uitzonderingsgronden.

Absolute uitzonderingsgrond (geen informatieverstrekking mogelijk)

• Nationale identificatienummers van personen (artikel 5.1 lid 1 sub e).
• Veiligheid van de Staat.
• Eenheid van de Kroon.
• Vertrouwelijke bedrijfs- en fabricagegegevens.
• Bijzondere persoonsgegevens.

Relatieve uitzonderingsgronden (afweging maken of de gegevens verstrekt worden)

Bij voorbeeld in geval van:

• Bescherming van andere gegevens dan concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens (art. 5.1 lid 2 sub f).
• Goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen (art. 5.1 lid 2 sub i).
• Bescherming van het milieu waarop de informatie betrekking heeft (art. 5.1 lid 2 sub g Woo).
• Beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage (art. 5.1 lid 2 sub h Woo).

Overige bepalingen

• Een beroep op een relatieve uitzonderingsgrond moet altijd gemotiveerd worden. (art. 5.1 lid 3 Woo).
• Openbaarmaking kan tijdelijk worden uitgesteld als de geadresseerde eerst moet worden geïnformeerd (art. 5.1 lid 4).
• De ‘restgrond’ van de Wob mag alleen nog in uitzonderlijke gevallen worden toegepast en niet in combinatie met andere uitzonderingsgronden (art. 5.1 lid 5).
• Milieu-informatie over emissies moet altijd openbaar worden gemaakt (artikel 5.1 lid 7 Woo).
• Persoonlijke beleidsopvattingen moeten in principe geanonimiseerd openbaar worden gemaakt, tenzij dit intern beraad onevenredig schaadt (art. 5.2).
• Bij informatie ouder dan 5 jaar moet het bestuursorgaan extra motiveren waarom openbaarmaking geweigerd wordt (art. 5.3).
• Er gelden aparte regels voor informatie die de verzoeker zelf betreft (art. 5.5) en voor het verstrekken van informatie in bijzondere situaties of ten behoeve van onderzoek (art. 5.6 en 5.7).

Geheimhouding

Geheimhouding kan alleen worden opgelegd als er sprake is van een wettelijke uitzonderingsgrond. Wanneer een bestuursorgaan geheimhouding oplegt, zijn alle betrokkenen die kennisnemen van de informatie – zoals collegeleden, raadsleden, burgerleden en anderen die bij de vergadering aanwezig zijn – hier wettelijk aan gebonden. Informatie die onder geheimhouding valt, wordt altijd duidelijk als zodanig herkenbaar gemaakt, bijvoorbeeld met de aanduiding ‘geheim’ op het document. Voorafgaand en tijdens Rondes en raadsvergaderingen wordt bovendien expliciet aangegeven welke informatie geheim is en om welke reden. Schending van de geheimhouding is strafbaar (Wetboek van Strafrecht, artikel 272).

Onderwerpen waarbij geheime bijlagen horen, kunnen doorgaans in openbaarheid worden behandeld. De griffie organiseert dit, bijvoorbeeld door ter inzagelegging van de bijlagen. Indien hoofdstuk 5 van de Woo van toepassing is, kan het college op grond van artikel 55 van de Gemeentewet geheimhouding opleggen op stukken en beraadslagingen. Vaak wordt de geheime informatie – bijvoorbeeld financiële gegevens of persoonsgegevens – ondergebracht in één of meer aparte geheime bijlagen. Hierdoor kan de behandeling en besluitvorming in openbaarheid plaatsvinden. In de vergaderstukken wordt altijd vermeld wat de reden is voor de geheimhouding en hoe lang deze geldt. Zo kan bijvoorbeeld geheimhouding worden opgelegd op een bijlage met financiële gegevens zolang een aanbesteding nog loopt. In dat geval vervalt de geheimhouding zodra de aanbesteding is afgerond.

Wil de Ronde of de raad toch over de informatie in de geheime bijlage(n) spreken, dan worden alsnog de deuren gesloten. Dit komt echter niet vaak voor, omdat de raad bij voorkeur zoveel mogelijk in openbaarheid bespreekt.